Gestión y Sostenibilidad 2016 Findeter 2016
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Gestión Documental Cargando...

Findeter formula, ejecuta e inspecciona la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión documental y que se encuentran reglamentadas por el Archivo General de la Nación en cumplimiento de la Ley 594 de 2000. Para el cumplimiento de este fin articula la ejecución de servicios registrados en los procedimientos del proceso de Gestión Administrativa los cuales se ejecutan en las siguientes unidades:

  • Ventanilla de correspondencia: 
  • Centro de Administración Documental
  • Mensajería

Durante el 2016 se ejecutaron las siguientes actividades:
  • Ventanilla de correspondencia y mensajería: Durante el año a través de la ventanilla de correspondencia hemos circulado a cerca de 70.000 comunicaciones, las cuales son recibidas y entregadas a través los servicios de radicación, distribución interna, y mensajería local, nacional e internacional que son coordinados desde la jefatura.
  • Plan de mejoramiento archivístico: En Junio de 2016 cumplimos con la ejecución del Plan de Mejoramiento Archivístico 2012 – 2016 (PMA), el cual se presentó al Archivo General de la Nación como estrategia para posicionarnos como una de las entidades ejemplo en la administración de su acervo documental. El Archivo General de la Nación confirmó el cumplimiento de las metas establecidas.
  • Implementación Nuevo Software de Gestión Documental - POXTA: Se implementó el nuevo sistema de gestión documental llamado POXTA, el cual ofrece grandes ventajas, en cuanto al proceso de la gestión electrónica de los documentos y su flujo dentro de cada uno de los procesos de las diferentes áreas de la Entidad. 

El principal beneficio que se alcanzó está el ahorro de tiempo, al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. todos los expedientes ahora son más accesibles, facilitando el proceso de búsqueda y recuperación de la información, lo cual agiliza las actividades al interior de la Entidad y nuestra respuesta oportuna a los clientes.